55Online.ir

کارها را برنامه‌ریزی کنید

اولین قدمی که باید بردارید این است که اولویت‌های فعلی‌تان را به وضوح مشخص کنید و بعد برنامه ریزی مفید و مؤثری داشته باشید.با این کار متوجه می‌شوید که چه کارهایی را چه زمان‌هایی می‌توانید انجام بدهید. بعد می‌توانید موعد‌ تحویل کارها را واقع‌گرایانه‌تر تعیین کنید و وقتی کسی با پروژه جدیدی سراغ‌تان می‌آید، بتوانید انتظارات او را به درستی مدیریت کنید.بعضی وقت‌ها واقعا نمی‌شود کاری را در یک برنامه جا داد. در این مواقع، یک راه‌حل بدیهی این است که کارهایی را که چندان فوری نیستند یا اهمیت کمتری دارند، به تاخیر بیندازید.هنگامی که اولویت‌های خود را مشخص می‌کنید، باید دقت کنید که اولویت‌ها با صاحبان پروژه، رئیس و مشتری‌هایتان نیز هماهنگ باشد و نیازها و خواسته‌های آنان را تا حد قابل قبولی تامین کند.بعد از اینکه اولویت  ‌هایتان را فهمیدید، آنها را در فهرست انجام کارهای روزانه یا برنامه عملیاتی خود قرار بدهید و به برنامه خود اضافه‌شان کنید. بعد از این کار متوجه می‌شوید که چه کارهایی با هم تداخل دارند، کدام‌ها را باید موعد مقررشان را تغییر داد و برای چه مواردی به کمک نیاز خواهید داشت.همان موقع که کارهای جدید برای‌تان پیش می‌آیند، آنها را هم اولویت ‌بندی کرده و به برنامه زمانی خود اضافه‌شان کنید. در ضمن، مرور مداوم و منظم اولویت‌بندی‌ها باعث می‌شود تغییرات لازم را سر وقت بتوانید اعمال کنید.

برای تغییر موعدهای مقرر مذاکره کنید

وقتی که اولویت‌های خود را مشخص کردید، نگاهی به فهرست کارها بیندازید و ببینید کدام‌ها لازم است تاریخ تحویل‌شان تغییر کند.بعضی وقت‌ها تغییر دادن موعد تحویل، خیلی ساده است. اما یک وقت‌هایی هم لازم می‌شود که تاریخ تحویل کار را چندین هفته عقب بیندازید و یا حتی مسئول پروژه را راضی کنید که کار مورد نظر را در چند بخش و در چند موعد زمانی تحویل بگیرد.بد نیست برای طرف مقابل هم توضیح بدهید که چرا اولویت‌هایتان را اینطور مرتب کرده‌اید و کمی روی عواقبی که عوض نکردن موعد مقرر ممکن است به بار بیاورد، صحه بگذارید. البته این کار همیشه نتیجه نمی‌دهد؛ ممکن است یک مشتری زیاد از اینکه به نفع یک مشتری دیگر پروژه‌اش عقب انداخته می‌شود چندان خوشحال نشود‍.

انتظارات دیگران را مدیریت کنید

قبل از قبول کردن پروژه‌های جدید، ضروری است که انتظار مسئول پروژه از خودتان را بررسی کنید.مثلا اگر رئیس‌تان می‌خواهد در آینده نزدیک؛ یک پروژه جدید به شما واگذار کند، اول او را در جریان اولویت‌های فعلی‌تان بگذارید و بعد تاریخ تحویل پروژه جدید را طوری تعیین کنید که با حجم کاری که الان در دست دارید، تناسب داشته باشد. یا مثلا اگر یک مشتری تازه سراغ‌تان آمده، ولی احتمال دارد که با تاخیر پروژه‌اش را شروع کنید، حتما در همان ابتدا این موضوع را به او اطلاع دهید.در مورد پروژه‌ها و کارهایی که از قبل در دست‌تان هست هم این اطلاع‌رسانی‌ها لازم است. مثلا اگر وسط یک پروژه از برنامه عقب افتادید، حتما به مسئول آن اطلاع بدهید که ممکن است تحویل پروژه کمی دیرتر از موعد انجام شود.البته مشخص است که نباید این کار تبدیل به عادت شود! زمان را درست تخمین بزنید تا موعدهایی که تعیین می‌کنید واقع‌گرایانه باشند. همچنین قبل از اینکه فوری بروید و به طرف اطلاع بدهید که تاخیر دارید، اول مطمئن شوید که هر کاری که در توان‌تان بوده انجام داده‌اید – حتی تا دیروقت کار کرده‌اید – تا کارها به روال برگردد، اما نشده است.

دفاع کردن از اولویت بندی خودتان

بعضی از مواقعی که فرد می‌خواهد اولویت بندی کارها را تغییر بدهد، ممکن است دیگران با انتخاب‌هایی که کرده موافق نباشند. اگر چنین اتفاقی برای شما افتاد، سعی کنید برای تحویل کار روی تاریخی به تفاهم برسید که هم برای شما مناسب باشد و هم برای مسئول پروژه‌تان. اما اگر این هم کافی نبود و طرف مقابل اصرار داشت که پروژه او مهم‌تر از بقیه کارهاست، آن وقت است که مجبور می‌شوید از اولویت‌بندی‌های خودتان دفاع کنید.مثلا بیایید فرض کنیم که می‌روید سر میز همکارتان و به او خبر می‌دهید که گزارشی که خواسته را زودتر از فردا نمی‌توانید تمام کنید. علتش هم این است که رئیس‌تان کاری از شما خواسته که کل روز وقت‌تان را خواهد گرفت. با این حال همکارتان می‌گوید که تمام کردن این گزارش نیم‌ ساعت بیشتر وقت نمی‌گیرد. از دید او، کار شما واقعا غیرمنطقی است!قبل از هر حرفی، همدلی خود را نشان بدهید. برایش بگویید که می‌فهمید چرا عصبانی شده و چرا این قضیه اعصابش را خرد کرده است.بعد برایش تکرار کنید که پروژه رئیس‌تان را باید تا ساعت پنج و نیم تمام کرده باشید. چون به رئیس قول داده‌اید، پس لازم است که کل توجه‌تان بر انجام دادن این پروژه متمرکز باشد.