انجام چه وظایفی، بهره‌وری شما را در کار از بین می‌برد

شناسه خبر: 122045 سرویس: کسب و کار جمعه ۱۵ دي ۱۳۹۶, ۴۸ : ۱۹ : ۰۰
انجام چه وظایفی، بهره‌وری شما را در کار از بین می‌برد
انجام بعضی وظایف تنها باعث گرفتن وقت طلایی شما در کار و از دست رفتن بهره‌وری می‌شود. چگونه می‌توان بهره‌وری را در کار افزایش داد؟
۵۵آنلاین :

بروس اکفلت، مؤسس Eckfeldt & Associates، با شرکت‌هایی همکاری می‌کند که در اوایل کار خود هستند و در جهت تسهیل رشد آن‌ها مشغول به کار است. او در این مقاله به ذکر مواردی می‌پردازد که بهره‌وری را در کار از بین می‌برند. در ادامه با او همراه می‌شویم.

به هر مؤسس، مدیرعامل و مدیر اجرایی که آموزش می‌دهم از این موضوع گلایه دارد که وقت کافی ندارد. دلیل این امر مشخص است؛ زمان یکی از منابعی است که هرگز نمی‌توان به دستش آورد و نمی‌توان آن‌ را برای آینده ذخیره کرد. زمان چیزی است که همیشه همه افراد از ما می‌خواهند. با این وجود این مسئولان زمان خودشان را صرف کارهایی می‌کنند که انجامشان اصلا ضرورتی ندارد. دو دلیل اصلی برای این کار آن‌ها وجود دارد:

اول این‌که بسیاری از افراد حرفه‌ای فهم دقیقی از فعالیت‌های باارزش خود ندارند. منظور از فعالیت‌های با‌ارزش، کارهایی است که برای ایجاد نتایج باارزش انجام می‌دهید. بسیاری از مدیران اجرایی برای شناسایی این فعالیت‌‌های باارزش (بین سه تا پنج فعالیت)، زمان صرف نمی‌کنند. این کار آن‌ها باعث می‌شود که ندانند وقت خودشان را باید در کجا متمرکز کنند.

دوم این‌که آن‌ها وظایف کم‌ارزشی را انجام می‌دهند، چون فریب این را می‌خورند که این نوع کارها را بهتر انجام می‌دهند و البته در واقعیت هم همین‌گونه است و آن‌ها این‌گونه کارها را بهتر انجام می‌دهند. ولی لزوما توجیهی برای انجام چنین کارهایی وجود ندارد.

productivity

زمان ارزشمند‌ترین منبع انسان است. کارها همیشه باید به نسبت نرخ ارزش بر زمان برای هر وظیفه و فعالیت انجام شوند. اگر وظیفه‌ای برای شما ارزش زیادی ندارد، آن‌را انجام ندهید؛ حتی اگر انجام آن کار توسط فردی دیگر ۱۰ برابر طول بکشد.

در اینجا به ۶ مورد می‌پردازیم که می‌توانید در آن‌ها از کارمندان و خدمات برون‌سپاری استفاده کنید تا زمان خود را برای انجام فعالیت‌های باارزش آزاد کنید:

۱- برنامه‌ریزی برای ملاقات‌ و تماس‌

رها کردن این مورد سخت است و هرکسی دوست دارد برنامه کارهایش را کنترل کند. اما نباید کنترل همه کارهای خود را رها کنید. در عوض باید بلوک‌های زمانی برای انواع مختلف فعالیت‌ها خلق کنید، سپس به فرد دیگری اجازه دهید روی جزئیات کار کند. نام این استراتژی را تقویم قابل دفاع گذاشتم. یک برنامه هفتگی ایده‌آل با استفاده از بلوک‌های زمانی روزانه بسازید؛ سپس رویدادها را بر اساس آن طبقه‌بندی کنید. دستیار اجرایی یا سیستم رزرو خودکار وقت شما را در برابر تلاش برای یافتن زمانی برای هر بخش آزاد خواهد کرد.

 

اگر وظیفه‌ای برای شما ارزش زیادی ندارد، آن‌ را انجام ندهید؛ حتی اگر انجام آن کار توسط فردی دیگر ۱۰ برابر طول بکشد.

 

۲- مرتب‌سازی بر اساس ایمیل

مقدار زمانی که صرف مرتب‌سازی پیام‌ها می‌شود، شگفت‌انگیز است. سعی کنید از یک دستیار برای رسیدگی روزانه به ایمیل و مرتب‌سازی آن‌ها به زمان‌های «اکنون»، «بعدا»، و «هرگز» کمک بگیرید. سپس تنها به موارد ضروری بپردازید. هر موقع که برای شما امکان‌پذیر بود دستورالعمل‌ها را برای فرد دیگری بفرستید و از او برای نوشتن پاسخ و رسیدگی به این دستورالعمل کمک بگیرید. سعی کنید در این هنر که آن را بازجویی نامیدم، استاد شوید. بازجویی یعنی جایی که شما یک مقدمه و هیئت را با فرستادن کپی ایمیل به شخص ثالث ادغام می‌کنید و از آن‌ها می‌خواهید به درخواست شما رسیدگی کنند. با این کار همچنان در گردش کار قرار دارید، ولی مسئولیت اصلی از دوشتان برداشته شده است.

 

۳- ویرایش و تصحیح

تشریفات نوشتن، با ایمیل و پیام‌رسانی بسیار کاهش پیدا کرده است؛ اما غلط‌های املایی و خطاهای دستوری همیشه به تصویر حرفه‌ای شما آسیب می‌رسانند. خوشبختانه این خطاها جزو آن دسته از مواردی هستند که سایر افراد هم می‌توانند از عهده اصلاح آن برآیند. محول کردن کارها به کسی که ارتباطات شما را قبل از فرستادن، دنبال و تصحیح کند کار آسانی است و  بهتر از آن، این است که ابتدا یک پیش‌نویس خام یا مجموعه‌ای از یادداشت‌ها را بنویسید و از افرادی بخواهید تا پیش‌نویس نهایی آن‌ها را قبل از فرستادن و مرور شما برایتان بنویسند. وقتی برای مدتی با فردی کار کردید، آن فرد با سبک و شیوه‌های شما آشنا می‌شود و می‌تواند ارتباطات را به گونه‌ای تنظیم کند که انگار خود شما آن‌ها را مرتب کرده‌اید.

۴- جمع‌آوری و تثبیت اطلاعات

اگر شما مسئولیت مدیریت چندین تیم و پروژه را بر عهده داشته باشید، اطلاعات مورد نیازتان باید جمع‌آوری و سازماندهی شوند. گزارشات پروژه، به‌روز‌رسانی وضعیت و بررسی‌های کارکنان، همگی باید قبل از این‌که بتوان آن‌ها را برای بینش نهایی تجزیه و تحلیل کرد، جمع‌آوری و تثبیت شوند. یک دستیار یا مدیر پروژه خوب می‌تواند این کار سنگین را برایتان انجام دهد و تنها تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری را برعهده شما بگذارد. کسانی که از نظر فنی تمایل به این کار دارند باید به یکی از ابزارهای اتوماسیون گزارش یا پلتفرم‌های ادغام وظایف روزانه نگاهی بیندازند.

wasting time

۵- پژوهش و جمع‌آوری داده‌

تصمیمات خوب بر پایه اطلاعات و داده‌های خوب گرفته می‌شوند. اما یافتن این داده‌ها سخت و جمع‌آوری آن‌ها زمان‌بر است. جستجو کردن در میان صدها صفحه کاغذ، ده‌ها صفحه وب یا جداول داده نیاز به زمان و تداوم زیادی دارد. داشتن کسی که این مسئولیت سنگین را انجام دهد، می‌تواند داده‌های شما را افزایش دهد و در نهایت کیفیت تصمیم‌گیری‌تان را بهبود بخشد.

تصمیمات خوب بر پایه اطلاعات و داده‌های خوب گرفته می‌شوند. اما یافتن این داده‌ها سخت و جمع‌آوری آن‌ها زمان‌بر است

۶-  رزرو‌ها و تأییدات سفر

مدیران کلیدی زیادی وجود دارند که ساعت‌ها وقت خود را صرف یافتن یک پرواز ارزان‌تر می‌کنند؛ ولی درنهایت هزینه پروازی که پیدا می‌کنند تنها ۱۰۰ دلار کمتر از پرواز اصلی است. مدیریت هزینه‌ها و کاهش آن‌ها کار خوبی است؛ ولی همیشه بهترین کار در قبال زمان شما نیست؛ مخصوصا هنگامی که وظایف دیگری بر عهده شما است که می‌تواند به شما کمک کند رشد اصلی را بالا ببرید. یک دستیار آموزش‌دیده یا یکی از خدمات‌رسان‌های مسافرتی خوب می‌تواند باعث ذخیره زمان شما شود، بهترین مقدمات ممکن را برای شما فراهم کند، از هزینه‌ها بکاهد و برنامه‌های پاداش شما را به حداکثر برساند. زمانی که چشم‌انداز خود را از کارایی وظیفه به خلق ارزش تغییر می‌دهید، انتخاب این تصمیم که آیا این کارها و بسیاری از وظایف دیگر را به دیگران محول کنید بسیار آسان‌تر می‌شود. همچنین اگر زمان بیشتری به‌دست نیاوردید، زمانی در اختیار خواهید داشت که می‌دانید باید با آن چه کنید و لذت و بیشترین استفاده را از آن خواهید برد.


منبع : زومیت
اشتراک گذاری

نظرات

دیدگاه‌های شما پس از تایید ناظر منتشر می‌شود.
متون غیرفارسی و پیام‌های حاوی توهین، تهمت یا افترا تایید نخواهد شد.

انصراف

دیدگاه 55

بیشتر

حل مشکلات بحرانی در ٧ گـام

مهارت‌های حل مسأله کمک می‌کند با مشکلات روزمره و شرایط بحرانی زندگی منطقی برخورد کنیم

تأملی بر ضرورت تغییر سیاست‌های مصرف آب

در دهه 30 با تغییراتی که در برنامه‌ریزی کشور پدید آمد، هم‌زمان با تشکیل سازمان برنامه‌وبودجه، امور برنامه‌ریزی توسط آمریکایی‌ها و ایرانی‌های تحصیل‌کرده از فرنگ برگشته آغاز شد.

اخبار ویدئویی

بیشتر

ویدیو: متهم ردیف اول پرونده موسسه مالی ثامن الحجج کیست؟

ویدیو: نظر کدخدایی درباره ورود بانوان به ورزشگاه

نظر کدخدایی درباره ورود بانوان به ورزشگاه ها: اگر مسئولین امکانات را فراهم کنند، اشکالی ندارد خانم ها به ورزشگاه بروند

خبرها

بیشتر

خبرهای دیگر